El pequeño cuadrado que aparecerá en facturas y tickets permitirá comprobar datos esenciales de la operación y conocer si el documento ha sido registrado en la Agencia Tributaria. Durante años, el código QR ha servido para consultar la carta de un restaurante, acceder a una promoción o descargar una entrada. Ahora está a punto de adquirir una función mucho más sensible: permitir que clientes y consumidores comprueben la información fiscal esencial de una factura.
La implantación de los nuevos sistemas informáticos de facturación convertirá este pequeño cuadrado en uno de los elementos más visibles de VeriFactu. Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027, mientras que el resto de obligados tributarios dispondrá hasta el 1 de julio de ese mismo año.
A medida que avance la adaptación, el QR comenzará a aparecer en facturas ordinarias y simplificadas generadas mediante los sistemas informáticos afectados por la normativa. Estará presente tanto en documentos impresos como en facturas enviadas en formatos visuales, como un PDF. En las facturas electrónicas estructuradas, la imagen podrá sustituirse por la dirección electrónica que contiene el propio código.
El cambio puede parecer puramente formal, pero introduce una novedad importante: el receptor de la factura tendrá una herramienta para comprobar determinados datos sin depender únicamente del documento entregado por el establecimiento o el proveedor.
¿Qué encontrará exactamente una persona al enfocar el código con su teléfono móvil?
El QR incluirá una dirección que conduce al servicio de cotejo o remisión de información de la Agencia Tributaria. Dentro de esa dirección estarán codificados cuatro datos: el NIF de quien expide la factura, su número y serie, la fecha de expedición y el importe total.
Por tanto, escanearlo no permitirá consultar todo el contenido comercial del documento. El código no incorpora el detalle de los productos comprados, las unidades, las descripciones de los servicios, las condiciones de pago o los datos bancarios. Tampoco funciona como una copia electrónica completa de la factura.
Su función es más concreta: identificar de forma inequívoca una operación y permitir que la Agencia Tributaria responda sobre su situación.
Esto también significa que el QR tributario no debe confundirse con otros códigos que una empresa pueda incluir con fines comerciales, como una promoción, una encuesta de satisfacción o un enlace a su página web. La Agencia Tributaria establece que el código fiscal debe aparecer al principio de la factura y recomienda situarlo cerca del margen superior para que sea fácilmente localizable.
“Factura encontrada”, la respuesta que busca el cliente
El resultado del escaneo dependerá de la modalidad utilizada por la empresa que haya emitido el documento. Cuando el negocio emplee un sistema VeriFactu, los registros de facturación se remitirán a la Agencia Tributaria de manera continuada. En ese caso, el cliente podrá cotejar los datos del código con la información que ya se encuentra en poder de la Administración.
Si todo coincide, el usuario recibirá el mensaje “Factura encontrada”. Esto significa que en la Agencia Tributaria consta un registro con las mismas características: emisor, número, fecha e importe total.
También puede aparecer el mensaje “Factura no encontrada”, lo que indicará que la Administración no localiza un registro que coincida con la información remitida a través del QR.
La presencia en el documento de la frase “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” será la pista visual de que el sistema utilizado envía los registros a la Agencia Tributaria y permite realizar este cotejo. Esta mención solo debe incorporarse cuando el sistema opere efectivamente bajo esa modalidad. (BOE)
La comprobación no equivale, sin embargo, a una auditoría completa del negocio. Que una factura aparezca registrada confirma la coincidencia de determinados datos, pero no permite al cliente conocer todas las declaraciones fiscales del emisor, su situación tributaria global o si está al corriente de todas sus obligaciones.
¿Y si la factura no es VeriFactu?
La normativa permite otra modalidad en la que los registros se conservan dentro del propio sistema informático de la empresa, cumpliendo requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad, pero sin enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria.
Estas facturas también deberán incorporar el QR, aunque no llevarán la expresión VeriFactu. Al escanearlas, la Administración no podrá confirmar que el registro ya estaba en su poder, precisamente porque el emisor no lo habrá remitido previamente. La respuesta será “Factura no verificable”.
En este supuesto, el cliente tendrá la posibilidad de enviar voluntariamente a la Agencia Tributaria los datos esenciales contenidos en el código. La información puede servir para posteriores actuaciones de contraste y control, pero el envío no tiene la consideración jurídica de denuncia pública. (Agencia Tributaria)
Esta diferencia será importante para evitar interpretaciones equivocadas. “Factura no verificable” no significa necesariamente que el documento sea falso, incorrecto o fraudulento. Significa que procede de un sistema que conserva los registros localmente y que, por tanto, la Agencia Tributaria no dispone de información previa con la que realizar el cotejo inmediato.
Más transparencia para el consumidor
Para el cliente, el QR ofrece una vía rápida para comprobar que los datos principales de la factura no han sido alterados y, cuando se trate de VeriFactu, confirmar que la operación ha quedado registrada en la Agencia Tributaria.
Esta posibilidad puede ser especialmente relevante en restaurantes, comercios, talleres, servicios profesionales o reparaciones domésticas, donde el consumidor recibe con frecuencia una factura simplificada y dispone de pocos medios para comprobar su origen.
También puede aportar valor en las relaciones entre empresas. Una pyme que reciba una factura de un proveedor podrá verificar determinadas características del documento antes de incorporarlo a su circuito administrativo.
No obstante, la Agencia Tributaria aclara que la ausencia del QR no impide automáticamente la deducción del IVA soportado, siempre que se cumplan los requisitos materiales exigidos por la normativa. Además, no todas las facturas estarán obligadas a incluirlo: existen excepciones para determinados contribuyentes, como los acogidos al Suministro Inmediato de Información, quienes no utilicen sistemas informáticos de facturación o los sujetos a ciertas normas forales.
Un cambio también reputacional para las pymes
Para las empresas, la llegada del QR no será solamente una cuestión técnica. Los clientes comenzarán a identificar la expresión VeriFactu con la posibilidad de comprobar que la factura ha sido registrada.
Esto puede convertir el cumplimiento fiscal en un elemento visible de confianza. Una factura verificable transmite al receptor que el establecimiento utiliza un sistema preparado para generar registros trazables y remitirlos a la Administración.
La propia Agencia Tributaria considera que el código contribuye a reforzar la fiabilidad fiscal del emisor, al permitir que el cliente compruebe que la factura está registrada y que el IVA repercutido forma parte de una operación comunicada.
Para las pymes, esta transparencia adicional puede ser una ventaja, pero también supone una mayor exposición de los errores. Un número de factura incorrecto, una fecha mal consignada, una duplicidad o un problema en el envío pueden quedar en evidencia cuando el cliente realice la comprobación.
Por eso, adaptar el software no será suficiente. Las empresas tendrán que revisar cómo crean sus facturas, quién puede emitirlas, cómo se corrigen los errores y qué procedimiento seguirá el personal cuando un cliente comunique que el sistema no encuentra el documento.
Cómo escanearlo con seguridad
El servicio podrá utilizarse desde cualquier dispositivo con cámara, lector de códigos QR y conexión a Internet. Aunque no será imprescindible, la Agencia Tributaria recomienda utilizar su propia aplicación para reducir el riesgo de leer un código irregular o acceder a una dirección manipulada.
La precaución es relevante porque los códigos QR también pueden utilizarse en fraudes digitales. Antes de introducir información o continuar con cualquier gestión, el usuario deberá comprobar que ha accedido realmente a la sede o a los servicios oficiales de la Agencia Tributaria.
En principio, el simple cotejo no debería exigir al consumidor proporcionar datos bancarios, realizar pagos o instalar programas desconocidos. El objetivo es mostrar de manera legible la información incorporada al código y comunicar el resultado de la comprobación.
De documento pasivo a instrumento de control
Hasta ahora, una factura era principalmente un justificante que el cliente guardaba, contabilizaba o presentaba ante una reclamación. Con el nuevo QR, el documento adquirirá una función interactiva.
El receptor podrá dejar de ser un actor completamente pasivo y comprobar, en pocos segundos, si los datos esenciales coinciden con un registro que ya obra en poder de la Agencia Tributaria o si la factura procede de una modalidad no verificable.
El QR no permitirá conocer todos los detalles fiscales de una empresa ni garantizará por sí solo que cada elemento de la operación sea correcto. Pero sí abrirá una pequeña ventana entre la factura que recibe el cliente y la información gestionada por la Administración.
Un gesto tan cotidiano como enfocar un ticket con el móvil podrá confirmar quién lo emitió, cuándo, con qué numeración y por qué importe. Y, sobre todo, permitirá saber si aquella factura ha dejado ya una huella verificable en la Agencia Tributaria.
