La Agencia Tributaria no homologa ni aprueba previamente los programas de facturación adaptados a VeriFactu. El cumplimiento se acredita mediante una declaración responsable emitida por el propio fabricante para cada versión del software.
La llegada de VeriFactu ha desatado una intensa actividad comercial entre fabricantes de programas de facturación, asesorías y proveedores tecnológicos. En este contexto, expresiones como “software homologado”, “programa certificado por Hacienda” o “solución aprobada por la Agencia Tributaria” se han convertido en reclamos habituales para captar a pymes y autónomos.
Sin embargo, estas afirmaciones pueden inducir a error. En el caso de los sistemas informáticos de facturación regulados por el Real Decreto 1007/2023, la Agencia Tributaria no realiza un examen previo de cada programa, no concede un sello oficial y tampoco exige que el software sea inscrito en un registro antes de comercializarse.
La propia AEAT aclara que no es necesaria una certificación realizada por una empresa auditora, un organismo independiente o la Administración. El modelo elegido es una autocertificación del productor, formalizada mediante una declaración responsable incorporada al programa.
Una declaración del fabricante, no un sello de Hacienda
La responsabilidad de acreditar el cumplimiento corresponde a la empresa o persona que desarrolla el sistema. Mediante ese documento, el fabricante declara que el programa respeta la Ley General Tributaria, el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación y sus especificaciones técnicas.
Por tanto, cuando un proveedor afirma que su solución está “certificada”, debería explicar que se refiere a su propia declaración responsable, no a una aprobación individual concedida por Hacienda.
Esto no significa que el documento sea un simple trámite comercial. La declaración identifica al fabricante y al producto, describe sus principales componentes y funcionalidades e indica si funciona exclusivamente como VeriFactu o si también permite trabajar en modalidad no verificable. Además, debe incluir una manifestación expresa de cumplimiento normativo.
La declaración tiene consecuencias legales para quien la suscribe. El fabricante asume la responsabilidad sobre el funcionamiento del sistema en relación con los requisitos que afirma cumplir. La Agencia Tributaria también podrá comprobar posteriormente el software, acceder a los registros y verificar si sus características coinciden realmente con lo declarado.
Cada versión necesita su propio documento
Uno de los detalles que más fácilmente pueden pasar por alto las empresas es que la declaración responsable no cubre de manera indefinida todas las versiones de un programa.
La AEAT señala que cada nueva versión, aunque introduzca una modificación pequeña, constituye un producto diferente y debe disponer de su correspondiente declaración responsable. El documento debe indicar claramente el identificador de la versión concreta a la que se refiere.
Esto obliga a las pymes a comprobar que la versión instalada coincide con la que aparece en la declaración entregada por el proveedor. No sería suficiente recibir un documento genérico correspondiente a una edición anterior del programa o a una solución comercial diferente.
La precaución debe ser todavía mayor cuando el software ha sido personalizado. Si una empresa incorpora módulos, integraciones o componentes desarrollados por un tercero, esas ampliaciones pueden necesitar sus propias declaraciones responsables. La Orden HAC/1177/2024 establece que los productores de los componentes añadidos deben responder por las ampliaciones realizadas y por sus diferentes versiones.
Qué debería pedir una pyme
Antes de contratar o renovar su programa, la empresa debería solicitar al proveedor la declaración responsable completa. Esta tiene que estar disponible dentro del propio software de manera visible, individualizada y fácilmente accesible. También debe entregarse al cliente en el momento de la adquisición y permanecer disponible posteriormente, ya sea en papel o en formato electrónico.
Conviene revisar que el documento incluya el nombre del producto, su código identificador, la versión exacta, las funcionalidades, la modalidad de funcionamiento, la identidad y dirección del fabricante, así como la fecha y el lugar de suscripción.
También resulta aconsejable preguntar quién responderá cuando se publiquen cambios técnicos, cuánto tiempo se mantendrá actualizada cada versión, cómo se conservarán los registros si se cambia de proveedor y qué sucede con las personalizaciones realizadas por distribuidores o integradores.
La declaración no elimina todas las obligaciones
Utilizar un sistema con declaración responsable protege al empresario frente al incorrecto funcionamiento atribuible al fabricante, pero no convierte en legal cualquier uso del programa. La empresa sigue siendo responsable de emitir correctamente sus facturas, introducir datos veraces, conservar la documentación y utilizar el sistema de acuerdo con las instrucciones y la normativa.
Por eso, las pymes no deberían elegir una solución únicamente por un distintivo comercial. Un logotipo que diga “adaptado a VeriFactu” o “certificado” no sustituye al documento exigido legalmente.
La pregunta adecuada para el proveedor no es si su software está certificado por Hacienda, porque Hacienda no concede esa certificación individual. La pregunta es mucho más concreta: ¿puede entregarme la declaración responsable correspondiente exactamente a la versión que voy a utilizar?
La respuesta permitirá diferenciar entre una solución que puede demostrar su adaptación normativa y otra que utiliza VeriFactu simplemente como argumento de marketing.
