Una de cada tres empresas en España continúa organizando los turnos con Excel u hojas compartidas (34,9%), según el estudio “Hot Topics RRHH” de Sesame.
El avance hacia la digitalización es desigual para las compañías ya que apenas un 31,6% de los encuestados reconoce que utiliza una plataforma específica para planificar turnos, mientras que un 6,3% afirma no disponer de ninguna herramienta. Como consecuencia, desde Sesame señalan que esto conlleva una mayor exposición a errores de solapamiento, reparto poco equitativo de horas y descansos, sobrecostes por horas extra no planificadas y una trazabilidad deficiente ante cambios de última hora, con el consiguiente riesgo en inspecciones.
Además, advierten que esta gestión penaliza la operativa diaria, complica el cumplimiento de convenios y legislación laboral y deteriora la experiencia del empleado en entornos con equipos distribuidos, turnos rotativos y picos de demanda.
El informe también sitúa la Inteligencia Artificial como prioridad declarada por los equipos de RR. HH. (71%), por delante de cultura/compromiso (54%) y People Analytics (48%), si bien su adopción práctica aún es incipiente: solo el 15% la usa de forma habitual en procesos como el reclutamiento, un 30% en algunas fases y un 43% no ha dado el paso.
Dar el salto desde las hojas de cálculo a soluciones especializadas permite parametrizar reglas de convenio y límites legales, equilibrar cargas de trabajo con criterios objetivos, automatizar coberturas, permutas y avisos, y conectar la planificación con el registro horario y gestión de nómina para eliminar descuadres. Además, centraliza la información con permisos y auditoría de cambios, mejorando la seguridad y la calidad del dato para tomar decisiones con antelación.
“Planificar turnos con Excel en 2026 es como gestionar la producción sin inventario: se puede, pero a costa de eficiencia, equidad y seguridad jurídica. Las compañías que profesionalizan esta función ganan tiempo operativo, reducen errores y mejoran la predictibilidad para los equipos”, afirma Tiago Santos, VP of Community & Growth en Sesame HR.
