Global Green Europe (GGE) gestiona un elevado volumen de facturas, un proceso sensible por su impacto económico y el riesgo de fraude. Tras la integración de un agente de IA autónomo por parte de Palatino, la compañía ha logrado validar el 100% de las facturas eliminando el riesgo de fraude, ha reducido el tiempo dedicado a cada factura en un 95% y ha liberado más del 75% del tiempo de sus administrativos.
Global Green Europe (GGE) es un grupo internacional dedicado a la comercialización de plástico reciclado. Fundado en 2013, en España cuenta con un equipo de 10 empleados y alcanza una cifra de negocio de 6 millones de euros. La compañía lleva a cabo un elevado volumen de transacciones. Su actividad implica coordinar finanzas, compras y administración en un entorno de márgenes ajustados y procesos altamente sensibles, especialmente los enfocados a la relación con proveedores.
En este contexto, la gestión de entre 300 y 400 facturas mensuales implicaba riesgos relevantes. Un administrativo dedicaba seis horas diarias a revisar remitentes, comprobar condiciones de compra, validar datos fiscales y contrastar la titularidad bancaria de cada proveedor. Todo el proceso se realizaba de manera manual, cruzando los datos del CRM y del ERP, y toda la responsabilidad recaía sobre una persona, lo que conllevaba un riesgo de error que tenía un impacto económico inmediato.
Mantener un proceso que no garantizaba validaciones homogéneas ni trazables suponía poner en riesgo la seguridad operativa, la prevención antifraude y la capacidad de escalar la gestión administrativa adecuadamente.
La solución: aumentar el equipo sin incrementar la plantilla
La estrategia de Palatino para resolver este problema consistió en reforzar el punto más sensible de la operación, la validación de cada factura antes de su registro. El objetivo era garantizar el control, la coherencia y la trazabilidad del proceso, creando un estándar repetible que no dependiera de cada revisión manual.
Para ello, Palatino implantó a “José Luis”, un agente autónomo basado en IA, que ejecuta todas las validaciones necesarias de forma sistemática antes de registrar cualquier factura.
El primer paso consistió en reforzar el ERP y el CRM. A partir de ahí, la empresa comenzó a iterar sobre el modelo refinando los procesos hasta alcanzar un alto grado de precisión. De este modo, se integraron controles, alertas y evidencias en el flujo operativo hasta descargar a los administrativos de revisiones manuales exhaustivas.
El siguiente paso fue integrar a “José Luis”, el agente que monitoriza correos, detecta facturas y prepara su borrador en el ERP. Antes de registrar cualquier factura, ejecuta una serie de validaciones clave como la comprobación del remitente para evitar fraudes, la verificación de las condiciones de compra en el CRM, la validación de los datos fiscales y la comprobación de la titularidad bancaria en el ERP.
En la práctica, “José Luis” funciona como un miembro más del equipo. Tiene su propia cuenta corporativa a la que sus compañeros le envían las facturas y, en menos de un minuto, responde avisando si la factura ya está subida o devolviéndola si no cumple los criterios necesarios para su registro. En este caso, explica cuáles son las discrepancias encontradas para que el administrativo pueda resolverlas con el proveedor antes de volver a enviársela.
“En un proceso tan crítico como las facturas, necesitábamos reducir el riesgo sin frenar la operación”, afirma Cristina Sierra, responsable de operaciones de GGE. “Nuestro compañero José Luis nos da un control sistemático en cada caso y nos permite centrarnos en decidir, no en revisar todo manualmente. Es un antes y un después en seguridad y consistencia”.
El resultado: eficacia y precisión sin perder la supervisión humana
Tras la incorporación de “José Luis” a la plantilla, GGE ha logrado maximizar la seguridad y la consistencia de todo el proceso de gestión de facturas. En la actualidad, cada factura se procesa en menos de un minuto con el 100% de los controles aplicados de forma consistente y trazable: remitente, condiciones, datos fiscales y bancarios… Esto ha permitido eliminar el riesgo de fraude y los errores de registro.
Por otra parte, la compañía ha logrado una reducción del 95% del tiempo dedicado por factura y ha liberado más del 75% del trabajo del personal administrativo para dedicarlo a tareas que realmente requieren criterio.
El proceso es ahora homogéneo, consistente y trazable y, lo que es más importante, el administrativo sigue ahí, lo que ha desaparecido es la exposición al error.
