La gestión de gastos corporativos sigue siendo uno de esos procesos internos que muchas empresas creen tener bajo control… hasta que aparecen los tickets perdidos, las hojas de Excel interminables, las aprobaciones manuales y la falta de trazabilidad. En plena aceleración regulatoria, con la digitalización documental y la automatización ganando peso en la gestión empresarial, este ámbito se ha convertido en una pieza clave para mejorar la eficiencia, reducir errores y ganar control financiero.
Okticket es una pyme española que nació precisamente para resolver ese problema cotidiano pero de gran impacto: transformar la gestión de tickets, facturas y gastos de viaje en un proceso automatizado, legalmente válido y mucho más sencillo para empleados y departamentos financieros. Su propuesta combina digitalización certificada, integración con ERP, automatización e inteligencia artificial para que las empresas pasen de “guardar documentos” a gestionar realmente el ciclo completo del gasto.
Hablamos con Susana Lago, CRO de la compañía, sobre su origen, las barreras que aún frenan la transformación digital en las pymes, el papel de la IA en la gestión de gastos y cómo las nuevas exigencias normativas pueden convertirse en una oportunidad para que las empresas ganen eficiencia, control y capacidad de análisis.
MuyPymes: ¿Qué necesidad concreta del mercado detectasteis que os hizo lanzar la compañía?
Susana Lago: La historia de Okticket tiene un origen muy concreto y, en cierto modo, casual. Iván Rodríguez, CEO de la compañía, venía de trabajar en la empresa familiar tecnológica que había fundado su padre años atrás. Tenía mucha experiencia en estrategia comercial, vendiendo tecnología, escuchando a clientes, entendiendo sus problemas reales. Y en 2016, mientras comercializaba una aplicación de movilidad para técnicos de mantenimiento, un cliente le pidió poder adjuntar tickets de gasto a las órdenes de trabajo. Una petición pequeña que reveló un problema enorme.
Lo que parecía a simple vista un formulario con una foto adjunta era en realidad un problema que nadie estaba resolviendo de la forma adecuada. Los empleados que viajaban por trabajo llegaban a la oficina con una bolsa de tickets arrugados que alguien tecleaba uno a uno en una hoja de Excel. Un proceso tedioso, caro y lleno de errores que se repetía en miles de empresas españolas, y para el que no existía una solución especializada y adaptada a las necesidades reales del mercado potencial.
Analizamos ese mercado y lo que nos encontramos fue un espacio con mucho margen de mejora en innovación tecnológica y facilidad de uso. Así surgió Okticket.
MuyPymes: ¿Qué barreras siguen frenando esa transformación digital en 2026?
Susana Lago: La primera barrera es de percepción. Muchas empresas creen que tienen el problema resuelto porque digitalizan —guardan PDFs en lugar de papel, usan el correo electrónico para enviar tickets— pero en realidad solo han trasladado el caos de sitio. Digitalizar sin automatizar no es transformación, es maquillaje.
Una empresa contrata una herramienta como Okticket porque es consciente del coste que les supone -y el que les puede llegar a suponer- no tener control real sobre el gasto corporativo; los viajes de empresa son el caldo de cultivo perfecto para ese descontrol, ya que hay conceptos de gasto muy diversos, formatos de justificante y medios de pago distintos…
La segunda barrera es el miedo al cambio de hábito y a no ganar con el cambio. Los gastos los gestionan personas en su día a día, muchas veces fuera de la oficina, con prisa. Si no perciben que la herramienta mejora su operativa diaria, la adopción fracasa, aunque el software sea técnicamente superior. Si el producto es tan complejo que el es cliente el que se tiene que adaptar a él y no viceversa, el fracaso está asegurado.
Y la tercera, especialmente relevante en pymes, es la creencia de que cualquier herramienta puede gestionar esa necesidad. Cuando no tienes muy claros tus procesos y sus puntos de fricción, te confías en que cualquier herramienta puede solucionarlo. Eso genera frustración (porque están pagando por algo que a veces les genera aún más problemas) y cierta desconfianza a la hora de contratar otra herramienta con la que sientan que han elegido bien.
MuyPymes: ¿Cómo está integrando Okticket la automatización y la IA en su plataforma?
Susana Lago: La gestión de gastos corporativos ha vivido varias revoluciones en poco tiempo. Empezamos todos con papel y procesos manuales, llegaron las herramientas de digitalización que ordenaron un poco el caos, y ahora la IA está haciendo obsoleto lo que hace apenas tres años era considerado avanzado. La propuesta de Okticket es pasar de tener aplicaciones integradas en IAs a tener IAs integradas en las aplicaciones.
En la práctica, eso se traduce en automatizar al 100% el proceso de gestión de gastos de viaje corporativos, con la mínima intervención humana. El ejemplo más ilustrativo sería del un piloto automático de un avión: pilota solo, pero hay un piloto humano que es quien tiene el control real.
El ciclo de vida de un gasto tiene 3 fases Adquisición-Revisión-Integración.
- En la fase de adquisición, hemos pasado del OCR tradicional al IDP —Intelligent Document Processing—, que no se limita a digitalizar un ticket, sino que lo interpreta. Podemos detectar un gasto no permitido —tabaco o alcohol, por ejemplo— en un ticket en japonés.
- En la fase de revisión, nuestra tecnología impulsada por IA comprueba automáticamente si cada gasto cumple con la política de la empresa y puede tomar la decisión de aprobarlo o escalar la excepción. Y aquí es donde la hiperpersonalización marca la diferencia: que un cliente pueda definir, mediante un simple prompt, cualquier regla de negocio que el producto no contempla de serie —por ejemplo, que no se admitan gastos de lavandería si el viaje es de menos de tres noches—. Sin programación, sin configuraciones complejas. El sistema rechaza automáticamente el ticket, si esa regla se incumple.
- En la fase de integración, todo vuelca automáticamente al ERP (o a otras herramientas de software donde tenga que estar la información de esos gastos), sin exportaciones manuales. Y más allá de eso, Okticket es compatible con los ecosistemas de IA que el cliente ya utiliza. Un usuario puede cruzar su calendario con sus gastos de comida para verificar reuniones planificadas, sin salir de la herramienta que usa a diario.
El efecto en los equipos financieros es estructural: dejan de resolver incidencias para pasar a supervisar la automatización.
MuyPymes: En un entorno marcado por normativas como la facturación electrónica o Verifactu, ¿qué papel juega una solución como Okticket en el cumplimiento legal de las empresas?
Susana Lago: Verifactu afecta a cómo los negocios emiten sus facturas. Nosotros estamos en el otro lado del proceso: en cómo las empresas capturan, validan y gestionan los documentos de gasto que reciben sus empleados. El software de Okticket está homologado por la AEAT, lo que mantiene la validez legal de los tickets y facturas en papel que hayan sido digitalizados con nuestra app. Para muchas empresas, eso elimina la necesidad de conservar el ticket físico, con todo lo que implica en términos de archivo y auditoría.
Quizás el impacto normativo relevante se da en el contexto más amplio de la digitalización obligatoria: cuanto más exige la ley en materia de trazabilidad documental, más valor tiene tener un sistema que garantice que cada gasto está correctamente registrado, categorizado y respaldado legalmente desde el primer momento.
MuyPymes: ¿Crees que las pymes españolas están preparadas para afrontar estos cambios regulatorios o todavía hay mucho camino por recorrer?
Susana Lago: Siempre hay margen de mejora. Pero las empresas que lo hagan bien, no solo cumplirán la ley, saldrán con procesos mucho más eficientes, con control real sobre su gasto y con una capacidad de análisis que antes no tenían. La normativa, bien entendida, es también una palanca de transformación.
MuyPymes: ¿Qué errores cometen las empresas cuando intentan digitalizar la gestión de gastos?
Susana Lago: El primero de ellos es empezar por la tecnología en lugar de por el proceso. Una empresa que tiene un proceso de aprobación de gastos roto no lo arregla comprando software: necesita primero entender cómo quiere que funcione y luego buscar la herramienta que lo soporte. Cuando se hace al revés, el resultado es un software caro que no les sirve.
El segundo es subestimar la adopción. Una plataforma de gastos la usa todo el mundo en la empresa, desde el comercial que viaja hasta el director financiero. Si el proceso no es sencillo para el usuario final —el que saca la foto del ticket en un taxi a las once de la noche—, la herramienta muere, aunque sea técnicamente brillante. El reto está en equilibrar la satisfacción de todos los usuarios implicados, desde el viajero que dedica horas al reporte de gastos hasta el back office y el controller, que tienen que gestionar en tiempo y forma esa información de gasto. Si alguno de ellos percibe que la herramienta le complica la vida, la fricción está asegurada.
El tercero es confundir parametrización con personalización. Muchas soluciones del mercado permiten configurar umbrales y categorías, y las empresas creen que eso es suficiente. Pero las políticas de gasto reales son mucho más complejas y cambian con el tiempo. Si cada vez que necesitas una nueva regla tienes que llamar al proveedor o esperar una actualización, el sistema empieza a quedarse corto muy rápido.
MuyPymes: La experiencia de usuario es clave en herramientas que utilizan empleados en su día a día. ¿Cómo trabajáis este aspecto para facilitar la adopción dentro de las organizaciones?
Susana Lago: Si la herramienta es buena, la gente la usa, pero sabemos que las primeras semanas son críticas para que el nivel de adopción sea el mejor posible. Por eso, cuidamos todos los momentos del ciclo de vida de nuestros clientes, pero especialmente el onboarding.
Es la suma de un buen producto y un buen onboarding lo que da como resultado que la gente use la herramienta y además la prescriba.
Fotografía cedida por Pablo Solares
